Kennisgeving inzake gegevensbescherming voor de EU Open for Business-campagne en de Digital Info Days 2020
Uw persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) nr. 2018/17251 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Hoofd van eenheid A.1 COSME, Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen (EASME), EASME-COSME@ec.europa.eu
De volgende entiteiten verwerken uw persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke:
- ICF Next SA als gegevensverwerker, campaign@euopen4business.eu, en
- Haar erkende door derden geautoriseerde subverwerkers, Epresspack Sas, GetResponse SP. z o.o., B2MATCH, Voxco, LogmeInc., Interprefy, worden gebruikt voor het organiseren en ondersteunen van evenementen in opdracht van EASME en de Europese Commissie.
De rechtsgrondslag voor de verwerkingsactiviteiten is artikel 5, onder a), van Verordening (EU) nr. 2018/1725, omdat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang (of voor de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is opgedragen)2 en artikel 5, onder d), van Verordening (EU) nr. 2018/1725, op basis van uw uitdrukkelijke toestemming voor uw niet-verplichte persoonsgegevens, zoals hieronder aangegeven.
Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens is het beantwoorden van vragen die via het contactformulier worden verstuurd, het informeren over de EU Open for Business 2020-campagne en het registreren van geïnteresseerde personen voor de Digital Info Days. Uw persoonsgegevens worden verzameld om u te identificeren als deelnemer, om u te registreren voor deze evenementen, om u op te nemen in de deelnemerslijst en om vragen van gebruikers te beantwoorden die via de website van de conferentie beschikbaar worden gesteld. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens worden gebruikt voor het netwerken tussen de deelnemers (bilaterale bijeenkomsten). Tot slot zullen we uw persoonsgegevens gebruiken om de deelnemers te informeren over vervolgactiviteiten van de evenementen of de campagne/gerelateerd aan het onderwerp van het evenement of de campagne, inclusief het verzamelen van feedback en specifieke, gerelateerde communicatieactiviteiten, zoals e-mailing, om de campagne (hetzij campagne of communicatiecampagne) te monitoren en te evalueren.
De volgende persoonsgegevens worden verzameld: titel, voornaam, achternaam, nationaliteit, geslacht, geboortejaar, naam van de organisatie, type organisatie (incl. beschrijving van de organisatie en activiteitengebieden), (professioneel/persoonlijk) e-mailadres, land, stad, IP-adres. Bovendien worden voor de sprekers ook hun biografieën en cv's verzameld. Deze informatie is verplicht voor de hierboven geschetste doeleinden.
Daarnaast kunnen de volgende niet-verplichte persoonsgegevens worden verzameld op basis van uw voorafgaande toestemming: telefoonnummer, functie, Twitter en LinkedIn-accounts, profielfoto die u besluit te uploaden, opmerkingen die u besluit te delen, feedback, vragen en bijdragen die u tijdens het evenement heeft geleverd. Ook alle door de browser gegenereerde informatie (websitegegevens, geolocatie, cookies of andere technologieën die worden gebruikt om de activiteit van de gebruikers te analyseren) is onderworpen aan uw toestemming, met uitzondering van de noodzakelijke cookies.
Houd er rekening mee dat de 2020 Info Days via het web zullen worden gestreamd en dat alleen de moderatoren en sprekers zullen worden opgenomen/gefilmd/gefotografeerd. Deze gegevens zullen worden gebruikt voor online en offline communicatieactiviteiten in verband met de EU Open4business-campagne. De moderatoren en sprekers zullen door ICF worden gecontacteerd om hun expliciete toestemming te verkrijgen om hun beeld op te laten nemen, te gebruiken voor de creatie van offline communicatiemateriaal en online te publiceren op communicatiekanalen, zoals social media-accounts, imagehosting-sites en websites die gekoppeld zijn aan de promotie van de activiteiten van EASME.3. Bij gebrek aan toestemming hebben de moderatoren en de sprekers de mogelijkheid om ongezien te blijven door hun video niet te activeren tijdens de streaming.
De ontvangers van uw gegevens zijn: bevoegd personeel van EASME en de Commissie die belast zijn met de EU Open4business-campagne, de organisatie van de Info Days en de vervolgcommunicatieactiviteiten, bevoegd personeel van EASME-partnerorganisaties (Enterprise Europe Network), EASME's contractant ICF Next (met behulp van de erkende externe tools GotoWebinar, B2match, E-presspack, Interprefy, Voxco, GetResponse,) en organen die belast zijn met toezichts- of inspectietaken in het kader van de EU-wetgeving (bv. interne audits, de Rekenkamer, het Europees Bureau voor Fraudebestrijding – OLAF). De naam van uw organisatie, uw functie, uw foto (indien vrijwillig geüpload) en uw voornaam en achternaam zijn zichtbaar voor andere deelnemers van het evenement na het inloggen via de registratietool op de website. Daarnaast deelt EASME de volgende persoonsgegevens met de Europese Commissie (DG GROW): uw voornaam, achternaam en professioneel e-mailadres. Het doel van deze operatie is: eventueel contact met u op te nemen voor de algemene evaluatie van de EU Open for Business-communicatiecampagne (syntheseverslag 2015-2020) en u uit te nodigen voor het EU Open for Business-slotcongres (dat begin 2021 is gepland).
Externe tools die worden gebruikt voor de organisatie van de EU Open for Business-campagne en de 2020 Digital Info Days
Voor het hosten van de EU Open for Business 2020 campagnehub, het updaten van nieuws, het informeren van mensen over de organisatie van de Info Days 2020 (agenda, biografie van sprekers, ...) en het streamen van opgenomen sessies, verzamelt Epresspack, een externe tool onder verantwoordelijkheid van ICF Next (contractant) e-mail, titel, voornaam, achternaam, land, bedrijf en baan, telefoonnummer, IP-adres en door de browser gegenereerde informatie (inclusief apparaatinformatie, besturingssysteem, type apparaat, cookies of andere technologieën die worden gebruikt om de activiteit van de gebruikers te analyseren). De verzamelde persoonsgegevens worden in de Europese Unie opgeslagen, met de volgende uitzonderingen: Video's gehost door de technologiepartner van Epresspack, Vimeo, in verschillende delen van de wereld, waaronder de Verenigde Staten (meer info over de privacyverklaring van Vimeo vindt u op https://vimeo.com/privacy) en de analysegegevens van Google Analytics, in verschillende delen van de wereld, waaronder de Verenigde Staten (meer informatie over de privacyverklaring van Google vindt u op https://policies.google.com/privacy?hl=en-US). Voor meer informatie over hoe Epresspack cookies gebruikt en persoonsgegevens verwerkt, kunt u deze link raadplegen: https://epresspack.com/privacy-policy/?lang=en.
Voor het hosten en streamen van online vergaderzalen en plenaire sessies verzamelt GotoWebinar (diensten van Logmeininc), een externe tool onder verantwoordelijkheid van ICF Next (contractant), van de organisatoren van de sessies, moderatoren, deelnemers en sprekers de volgende persoonsgegevens: titel, functie, voornaam, achternaam, e-mailadres, IP-adres, websitegegevens, geolocatie en door de browser gegenereerde informatie (inclusief apparaatinformatie, besturingssysteem, type apparaat, cookies of andere technologieën die worden gebruikt om de activiteit van de gebruikers te analyseren). Bovendien worden de verzamelde persoonsgegevens op servers in Europa of de Verenigde Staten opgeslagen. Voor informatie over hoe GotoWebinar-cookies gebruikt en hoe persoonsgegevens worden verwerkt, zie het privacybeleid van Logmeininc op: https://www.logmeininc.com/fr/legal/privacy/international.
Voor de registratie voor Info Days 2020-evenementen, het hosten van het digitale evenement en het beheren van de verschillende nevenactiviteiten, waaronder netwerken, het versturen van e-mails, virtuele exposities, Q&A, quizzen en polls, enquêtes, enz., verzamelt B2match.com, een externe tool onder verantwoordelijkheid van ICF Next (contractant), van de organisatoren van de sessies, moderatoren, sprekers en deelnemers: hun titel, voornaam, achternaam, leeftijdscategorie, geslacht, functie, professioneel en persoonlijk e-mailadres, professioneel en persoonlijk telefoonnummer, Twitter- en LinkedIn-accounts, interessegebieden (voor netwerken), profielfoto, IP-adres, websitegegevens, geolokalisatie en door de browser gegenereerde informatie (inclusief apparaatinformatie, besturingssysteem, type apparaat, cookies of andere technologieën die worden gebruikt om de activiteit van de gebruikers te analyseren). Bovendien verzamelt B2match.com de volgende informatie: tijdzone, naam van de organisatie, beschrijving van de organisatie, logo en website, adres van de organisatie, stad en land. De verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen op servers in Duitsland. Voor informatie over hoe B2match.com cookies gebruikt en persoonsgegevens verwerkt, kunt u deze link raadplegen: https://www.b2match.com/privacy-policy.
Met het oog op het tolken en vertalen verzamelt Interprefy, een externe tool onder verantwoordelijkheid van ICF Next (contractant), van de organisatoren van de sessies, moderatoren en sprekers de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer of andere contactinformatie, IP-adres, taal, websitegegevens, geolokalisatie en door de browser gegenereerde informatie (inclusief apparaatinformatie, besturingssysteem, type apparaat, cookies of andere technologieën die worden gebruikt om de activiteit van de gebruikers te analyseren). De verzamelde persoonsgegevens worden op servers in Europa of de Verenigde Staten opgeslagen. Voor informatie over hoe Interprefy cookies gebruikt en hoe Interprefy persoonsgegevens verwerkt, kunt u deze link raadplegen: https://www.interprefy.com/privacy-policy.
Ten behoeve van de enquêtes verzamelt Voxco, een externe tool onder verantwoordelijkheid van ICF Next, van de organisatoren van de sessies, moderatoren, sprekers en deelnemers: IP-adres, websitegegevens, geolokalisatie, cookies en door de browser gegenereerde informatie (inclusief apparaatinformatie, besturingssysteem, apparaattype, cookies of andere technologieën die worden gebruikt om de activiteit van de gebruikers te analyseren). De verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Economische Ruimte. Voor informatie over hoe Voxco cookies gebruikt en persoonsgegevens verwerkt, kunt u deze link raadplegen: https://www.voxco.com/privacy-policy/.
Voor het versturen van campagnemailings naar de organisatoren van sessies, moderatoren, sprekers en deelnemers, verzamelt GetResponse, een externe tool onder verantwoordelijkheid van ICF Next, de volgende persoonsgegevens: titel, voornaam, achternaam, organisatie, werkland, functie, (professioneel/persoonlijk) e-mailadres, IP-adres, websitegegevens, geolocatie en door de browser gegenereerde informatie. Bovendien worden de verzamelde persoonsgegevens opgeslagen op servers in de Europese Economische Ruimte. Voor informatie over hoe GetResponse cookies gebruikt, kunt u het cookiebeleid van GetResponse raadplegen op https://www.getresponse.com/legal/cookie-policy.html. Zie ook het privacybeleid van GetResponse op: https://www.getresponse.com/legal/privacy.html.
In het geval van internationale overdrachten zijn de volgende waarborgen van kracht: voor ontvangers die persoonsgegevens buiten de EER verwerken4, hebben we passende modelcontractbepalingen opgesteld. Met betrekking tot de technische en organisatorische maatregelen die de ontvangers hebben genomen, verwijzen we naar hun privacyverklaring. De verwerking van uw gegevens omvat geen geautomatiseerde besluitvorming (zoals profilering).
Uw persoonsgegevens worden bewaard voor een periode van maximaal drie jaar vanaf 10 september 2020. Aan het einde van deze periode zullen de gegevens worden verwijderd.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien en om te verzoeken dat deze worden gecorrigeerd, indien de gegevens onjuist of onvolledig zijn; in voorkomend geval heeft u het recht om te verzoeken om beperking of om bezwaar te maken tegen de verwerking, om een kopie of de verwijdering van uw persoonsgegevens die in het bezit zijn van de verwerkingsverantwoordelijke te vragen. Indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. De intrekking van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.
Uw verzoek om een van de bovenstaande rechten uit te oefenen wordt zonder onnodige vertraging en binnen een maand behandeld.
Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze richten aan EASME-COSME-DP@ec.europa.eu (de entiteit die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke).
U kunt te allen tijde een beroep doen op de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie via DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu en op de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming via https://edps.europa.eu. of edps@edps.europa.eu.
